Usuarios¶

Esta guía te ayudará a crear, configurar y gestionar usuarios en el sistema, incluyendo la asignación de permisos, equipos y configuraciones de atención para optimizar el flujo de trabajo de tu empresa.

Requisitos Previos¶

• Acceso con permisos de administrador
• Conocimiento de los equipos y perfiles disponibles
• Información del nuevo usuario (correo, nombre, perfil deseado)

Proceso Paso a Paso¶

Paso 1: Abrir módulo de usuarios¶

Desde la pantalla principal, dirígete a la sección de usuarios siguiendo este proceso:

Configuración → Seguridad → Usuarios

Una vez dentro del apartado tendremos la opción de crear, filtrar, editar o exportar.

Paso 2: Creación de Usuario¶

Para el alta o creación de un usuario, haz clic en el botón "Crear".

Paso 3: Configurar Información Básica¶

Completa los campos básicos del usuario en el apartado "Información":

• Nombre: Nombre completo del usuario

• Correo: Email de acceso al sistema

• Contraseña: Contraseña inicial de acceso

• ¿Puede exportar?: Activar en caso de que desee que el usuario pueda exportar información del sistema

Copiar agente (Opcional)¶

Si deseas copiar las configuraciones de un agente existente:

Activa la opción "Copiar agente"

Selecciona el agente de referencia

Esto copiará los datos de atendimiento, el equipo al que pertenece el agente, entre otras configuraciones que tiene el agente seleccionado

Configurar los permisos del usuario:

• Al activar "Perfiles" copia los permisos del agente seleccionado
• En Perfiles: Asigna manualmente el perfil deseado:
  • Permisos de administrador
  • Permisos de supervisor
  • Permisos de agentes

Paso 4: Guardar y Verificar Usuario¶

Haz clic en "Guardar" para crear el usuario

Verifica que la información mostrada sea correcta:

• Correo electrónico
• Nombre completo
• Perfil asignado

Haz clic en "Crear" para proceder con la asignación de sede al usuario recién creado y guardar

Paso 5: Configurar Datos y Zonas¶

En el apartado "Datos y Zonas", verifica y configura:

• Punto de emisión: Siempre será "servicios".

• Tipo de comprobante: Seleccionar "Factura"

• Teléfono: En caso se desee especificar.

• Equipo por defecto: Confirmar que sea el correcto

• Supervisor: Asignar si es necesario

• Código de vendedor: En el caso cuente con uno en integraciones.

• Zonas: Para asignar sedes.

• Ver clientes: Todos permite que el usuario pueda ver la base de datos general. Propios permite que el usuario pueda ver aquellos que atendió o se encuentran asignados a su usuario como vendedor.

Paso 6: Configurar Atención¶

En el apartado "Atención", establece la configuración de conversaciones:

Toma de conversación:¶

• Activo: Recibe conversaciones entrantes
• Ocupado: No recibe conversaciones mientras esté en este estado
• Inactivo: No recibe conversaciones (ideal para supervisores/administradores)

Configuraciones adicionales:¶

• Asignar a otro agente: Permite derivar conversaciones

• Visibilidad Conversaciones: Define qué mensajes puede visualizar:

  • Conversaciones propias: Para agentes que solo ven sus mensajes asignados
  • Todas las conversaciones: Para administradores, que pueden ver todas las conversaciones
  • Conversaciones de usuarios de equipos: Se visualiza las conversaciones del equipo seleccionado

  

• Visibilidad de conversación sin usuario: Configurar en "todas las conversaciones"

• Envío de plantillas: Permite enviar plantillas a contactos que tengan la oportunidad abierta con otro agente.
  • Empresa: No se restringe el envío.
  • Equipos del agente: Si la persona esta en un mismo equipo que el agente que tiene la oportunidad abierta no permitirá que envíe la plantilla.
  • Equipo por defecto: Si la persona esta en un mismo equipo por defecto que el agente que tiene la oportunidad abierta no permitirá que envíe la plantilla.
  • Propios: Solo puede enviar plantillas a aquellos contactos que no tienen oportunidades abiertas, o tienen oportunidades abiertas con el agente que quiere enviar la plantilla.
• Equipos: El usuario puede pertenecer a más de un equipo, se le asigna o quita desde esa área

Paso 7: Guardar Configuración Final¶

Haz clic en "Guardar" para completar la configuración. Aparecerá el mensaje "Usuario guardado con éxito".

Funcionalidades Adicionales¶

Sistema de Filtros¶

Utiliza el menú lateral de filtros para encontrar usuarios específicos de manera eficiente.

Edición de Usuarios¶

Haz clic en el ícono de lápiz junto al nombre del usuario para editarlo.

Opciones de edición:

• Cambiar toma de conversación
• Modificar visibilidad
• Agregar o quitar equipos
• Asignar o modificar permisos

Copiar Usuario Existente¶

Desde la pantalla de edición, puedes usar la opción "Copiar este agente" ubicada en la parte superior derecha.

Esto copiará automáticamente:

• Permisos y configuraciones
• Datos de atendimiento
• Equipo en el que se encuentre
• Configuraciones específicas

Solo necesitarás completar los campos básicos (correo, nombre, contraseña) y agregarle una sede posteriormente.

Exportación de Usuarios¶

Para exportar usuarios a Excel:

• Selecciona los usuarios usando las casillas junto al ícono de lápiz

• Elige una opción de selección:

  

• Página actual: Exporta solo los usuarios visibles según el tamaño de página (10 por defecto)

• Seleccionar todo: Exporta todos los usuarios activos independientemente del tamaño de página
• Quitar todo: Desmarca todas las selecciones

• Una vez seleccionado se habilitará la opción de "Exportar" en la parte superior derecha

• Guarda el archivo Excel con el nombre por defecto o personalizado

Preguntas Frecuentes¶

• ¿Qué diferencia hay entre los perfiles de usuario?

• Administrador: Acceso completo al sistema y todas las conversaciones

• Supervisor: Gestiona equipos específicos y ve conversaciones de su equipo

• Agente: Maneja solo las conversaciones asignadas a él

• ¿Puedo cambiar el perfil de un usuario después de crearlo?

Sí, puedes editar el usuario y modificar su perfil en cualquier momento desde la opción de edición.

• ¿Qué pasa si un usuario está en estado "ocupado"?

El usuario no recibirá nuevas conversaciones hasta que cambie su estado a "activo".

• ¿Puedo asignar un usuario a múltiples equipos?

Sí, en el apartado de "Atención" en el área de Equipos, puedes asignar o quitar equipos según sea necesario.

• ¿Cómo puedo dar de baja un usuario?

Clic en el "lápiz" para editar el usuario, desmarcar el área de "Activo" y luego guardar. Para dar de baja al usuario seleccionado.

• ¿En qué fecha se dio de alta a un usuario?

La fecha de creación se registra automáticamente cuando se completa el proceso de creación del usuario y se muestra en la lista principal "Fecha de Inserción".