Parametros CRM¶
MGD Suite ofrece una completa solución para la gestión de relaciones con contactos, con procesos automatizables e integraciones adaptadas a las necesidades de tu empresa. La sección de configuración del CRM permite personalizar cómo se manejan las oportunidades comerciales dentro del sistema.
Para comenzar a configurar los parámetros de gestión de oportunidades en el CRM:
Desde la pantalla principal de MGD Suite, busca la opción "Configuración" en el menú lateral izquierdo.
Dentro de esta sección encontrarás "CRM", que te dará acceso a las distintas opciones de personalización dentro de "Parámetros CRM"
Panel de configuración de parámetros CRM¶
El panel de configuración cuenta con varias pestañas que permiten ajustar diferentes aspectos del manejo de oportunidades:
- Tipos: Define las categorías de oportunidades y sus métodos de gestión
- Pasos: Define las etapas clave que una oportunidad debe atravesar dentro del proceso de atención.
- Motivos de pérdida: Define las razones por las cuales una oportunidad se considera como perdida.
- Parámetros de atención: Gestiona los parámetros de atención.
- Flujos: Define los flujos de trabajo comunes que puede seguir una oportunidad.
Gestión de tipos de oportunidades¶
Creación de tipos de oportunidades¶
La pestaña "Tipos" permite definir las diferentes categorías de oportunidades que manejará tu equipo. Cada tipo puede representar un servicio, producto o proceso de atención específico.
Para añadir un nuevo tipo de oportunidad:
Ubícate en la pestaña "Tipos" y utiliza el botón "Crear" ubicado en la parte superior derecha.
Se abrirá un formulario donde podrás ingresar la descripción del tipo de oportunidad.
Tienes la opción de asociar inmediatamente un tipo de gestión mediante el enlace "Agregar Tipo Gestión".
Una vez completada la información, guarda los cambios para que el nuevo tipo quede registrado en el sistema.
Administración de tipos de oportunidades¶
Para cada tipo de oportunidad creado, el sistema ofrece varias acciones posibles:
- Edición: Permite modificar la descripción del tipo de oportunidad
- Eliminación: Quita un tipo que ya no sea necesario
- Detalles: Muestra las gestiones asociadas a ese tipo específico
Al seleccionar la opción "Detalles", se despliega en el lado derecho un panel con la información de las gestiones vinculadas a ese tipo de oportunidad.
Desde allí también es posible crear, editar o eliminar gestiones específicas.
Filtros¶
Cuando el volumen de tipos y gestiones aumenta, el sistema ofrece herramientas de filtrado que facilitan la localización de elementos específicos. Estas opciones son especialmente útiles para equipos grandes o con múltiples líneas de negocio.
Gestión de pasos de la oportunidad¶
La pestaña "Pasos" dentro de la configuración del CRM permite definir las etapas clave que una oportunidad debe atravesar dentro del proceso de atención. Estas etapas ayudan a organizar el flujo de trabajo y monitorear el avance de cada oportunidad.
Para gestionar los pasos de oportunidad:
Desde el panel principal de configuración del CRM, seleccione la pestaña "Pasos". En esta sección podrá visualizar todos los pasos existentes organizados en una lista numerada
Creación de nuevos pasos¶
Para crear un nuevo paso de oportunidad:
Haga clic en el botón "Crear" ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
Se abrirá un formulario donde deberá ingresar la descripción del paso (por ejemplo: "en espera de documentos")
Una vez completada la información, haga clic en "Guardar" para registrar el nuevo paso
El sistema añadirá automáticamente el paso a la lista, asignándole una posición numérica secuencial
Organización de los pasos¶
Los pasos se muestran en una grilla con la siguiente información:
- Número: Indica la posición del paso en la secuencia del proceso de ventas
- Descripción: Nombre descriptivo del paso (ej. "Sin Contacto", "En Proceso", "Propuesta Enviada")
- Acciones: Para cada paso existente, el sistema ofrece dos acciones principales:
- Editar: Permite modificar la descripción del paso
- Eliminar: Remueve el paso del sistema
Es importante considerar que cualquier cambio en los pasos puede afectar al seguimiento de oportunidades activas, por lo que se recomienda planificar adecuadamente la estructura de pasos antes de comenzar a registrar oportunidades en el sistema.
Una característica importante es la posibilidad de reordenar los pasos:
- Los cuatro puntos que aparecen al inicio de cada fila permiten mover un paso hacia arriba o hacia abajo
- Al mover un paso, el sistema reasigna automáticamente los números a todos los pasos según su nueva posición
- Esta organización define el flujo natural del proceso de ventas en el sistema
Gestión de los motivos de pérdida¶
La pestaña "Motivos De Pérdida" dentro de la configuración del CRM permite definir las diferentes razones por las cuales una oportunidad puede considerarse como no exitosa.
Esta sección es crucial para el análisis posterior del rendimiento comercial, ya que proporciona información valiosa sobre los factores que impiden la concreción de ventas.
Esta categorización ayuda a identificar patrones y áreas de mejora en el proceso comercial.
Creación de un nuevo motivo de pérdida¶
Para registrar un nuevo motivo de pérdida en el sistema:
Haga clic en el botón "Crear" ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla
Se abrirá un formulario con los siguientes campos:
- Descripción motivo de pérdida: Campo de texto donde se debe ingresar el nombre del motivo (ej. "No cumple requisitos", "Precio elevado")
Opciones de configuración:¶
- Reabrir última oportunidad: Al activar esta opción (interruptor azul), si un contacto vuelve a comunicarse después de haberse cerrado su oportunidad con este motivo, el sistema automáticamente reabrirá la última oportunidad asociada a ese contacto.
- Restringir creación de oportunidad: Esta opción permite limitar temporalmente la creación de nuevas oportunidades para contactos cuya última oportunidad se cerró con este motivo específico.
Al activar esta restricción, se habilitan campos adicionales:
- Periodo de restricción: Menú desplegable que permite seleccionar la duración de la restricción (opciones desde 15 segundos hasta 1 mes).
- Mensaje: Campo de texto para ingresar un mensaje personalizado que se enviará automáticamente al contacto si intenta establecer comunicación durante el periodo de restricción establecido.
Finalmente, puede "Guardar" para confirmar la creación del nuevo motivo o "Cancelar" para descartar los cambios.
Administración de motivos de pérdida¶
La tabla principal muestra los motivos de pérdida ya configurados con información detallada:
- Descripción pérdida: Nombre del motivo de pérdida
- Restringir crear oportunidad: Indica si está activada la restricción (Sí/No)
- Período de restricción: Muestra la duración configurada (1 día, 15 segundos, 1 semana, etc.)
- Mensaje: Texto que se enviará al contacto durante el periodo de restricción
Opciones disponibles para cada motivo:¶
- Editar: Permite modificar la configuración del motivo de pérdida
- Eliminar: Permite quitar un motivo que ya no sea necesario
Gestión de parámetros de atención¶
La sección "Parámetros de Atención" dentro de la configuración del CRM está diseñada para definir cómo se gestionarán los diferentes tipos de interacciones con los contactos.
Como indica la descripción en la interfaz: "Gestiona los parámetros de atención", esta sección permite establecer las reglas del direccionamiento y manejo de las comunicaciones con los contactos.
La interfaz está dividida en dos secciones principales, que representan los dos canales fundamentales de atención:
Atención automática
Esta sección configura cómo el sistema automático (bot) gestionará determinados tipos de comunicaciones. Los campos a completar son:
- Descripción: Identificador para esta configuración.
- Tipo de oportunidad: Selección del modelo de oportunidad que será gestionado automáticamente (campo obligatorio)
- Tipo de gestión: Especifica qué categoría específica de interacción será manejada por el sistema automático (campo obligatorio)
- Equipo: Define qué grupo de agentes será responsable de atender estas comunicaciones (campo obligatorio)
Atención Manual
Esta sección determina qué comunicaciones serán direccionadas directamente a agentes humanos. Los campos son similares:
- Descripción: Identificador para esta configuración.
- Tipo de Oportunidad: Categoría de oportunidad que será derivada a atención humana (campo obligatorio)
- Tipo de Gestión: Especifica qué tipo particular de interacción será manejada por agentes (campo obligatorio)
- Equipo: Determina qué grupo de agentes será responsable de atender estas comunicaciones (campo obligatorio)
Gestión de flujos de trabajo¶
La sección de "Flujos" en la configuración del CRM permite definir procesos estandarizados que seguirán las oportunidades según su origen, tipo y características. Esta herramienta automatiza y sistematiza el seguimiento de las oportunidades, asegurando consistencia en la gestión comercial.
En la pantalla principal se presenta una tabla organizada que muestra los flujos configurados con la siguiente información:
- Nombre Flujo: Identificador del flujo de trabajo
- Estado: Situación actual del flujo (Abierto, Ganado, Perdido)
- Título: Descripción que se mostrará en la oportunidad
- Cierre Esperado (Días): Tiempo estimado para completar el proceso
- Paso: Etapa inicial en la que se ubicará la oportunidad
- Fuente: Canal de origen de la oportunidad
En el ejemplo mostrado, aparecen flujos como "Flujo para Megasistema", en estado "Abierto", con un cierre esperado de 30 días, iniciando en el paso "Presupuesto" y con fuente en "Whatsapp".
Creación de flujos de trabajo¶
Al hacer clic en el botón "Crear", se abre un formulario con múltiples campos para configurar un nuevo flujo:
- Nombre del flujo: Identificador interno para el flujo de trabajo
- Título oportunidad: Texto que se mostrará como título de las oportunidades creadas bajo este flujo
- Estado: Selección entre "Ganado", "Abierto" o "Perdido" como estado inicial
- Cierre esperado (en días): Estimación de días para completar el ciclo
- Oportunidad valor: Valor monetario inicial asignado a las oportunidades de este flujo
- Origen: Desplegable para seleccionar la fuente o canal de captación
- Oportunidad paso: Etapa inicial en la que se ubicará la oportunidad
El sistema permite incorporar variables que se completarán automáticamente con datos del contacto. Por ejemplo:
- %Cliente%: Inserta el nombre del cliente en el título de la oportunidad
Flujos existentes¶
En la tabla principal de flujos, cada entrada cuenta con opciones para:
- Editar: Permite modificar cualquier aspecto del flujo, incluyendo nombre, título, estado, tiempos de cierre esperado, valores predeterminados, origen o paso inicial. Esta función es útil cuando se necesita actualizar un flujo existente sin crear uno nuevo desde cero.
- Eliminar: El botón con ícono de papelera (gris) permite quitar completamente un flujo del sistema cuando ya no es necesario o cuando se desea reestructurar los procesos.
