Parámetros CRM¶

La sección de configuración del CRM en MGD Suite permite personalizar cómo se gestionan las oportunidades comerciales dentro del sistema. Puedes definir categorías, etapas, motivos de pérdida, parámetros de atención y flujos de trabajo para organizar y automatizar el seguimiento de tus oportunidades. Esta funcionalidad es ideal para empresas que buscan optimizar la gestión de sus contactos y procesos comerciales de forma clara y eficiente.

Requisitos previos¶

• Permiso/rol necesario: Acceso de administrador o permisos específicos para modificar configuraciones del CRM.

• Datos necesarios: Información clara sobre los procesos de la empresa (categorías de oportunidades, etapas del proceso, motivos de pérdida, etc.).

Paso a paso¶

Acceder a la configuración del CRM¶

En el menú lateral izquierdo, haz clic en Configuración.

Selecciona la opción CRM y luego Parámetros CRM para acceder a las opciones de personalización.

💡 Tip: Asegúrate de tener permisos de administrador para ver la sección de Configuración. ⚠️ Importante: Si no ves la opción CRM, consulta con el administrador del sistema.

Configurar tipos de oportunidades¶

En el panel de configuración del CRM, selecciona la pestaña Tipos.

Haz clic en el botón Crear en la parte superior derecha.

Completa el formulario con la descripción del tipo de oportunidad (ej. "Venta de Producto", "Servicio Técnico").

Opcionalmente, asocia un tipo de gestión haciendo clic en Agregar Tipo Gestión.

Guarda los cambios haciendo clic en Guardar.

💡 Tip: Usa nombres descriptivos para los tipos de oportunidades que reflejen claramente los productos o servicios de tu empresa.

Acciones Adicionales en Tipos

• Editar: Modifica la descripción del tipo de oportunidad.
• Eliminar: Quita un tipo que ya no se use.
• Detalles: Consulta las gestiones asociadas al tipo en el panel derecho y crea mas gestiones para ese tipo de oportunidad.

💡 Tip: Usa los filtros en la pestaña Tipos para buscar rápidamente un tipo específico si manejas muchas categorías.

Gestionar embudos¶

En el panel de configuración del CRM, selecciona la pestaña Embudos.

Haz clic en Crear para definir un nuevo embudo.

Completa el formulario con la descripción del embudo y, opcionalmente, agrega pasos iniciales.

Guarda el embudo haciendo clic en Guardar.

Para añadir pasos a un embudo existente, selecciona el embudo y haz clic en Crear en la sección de pasos.

Ingresa el nombre del paso (ej. "En espera de documentos") y su orden en el embudo.

Guarda el paso haciendo clic en Crear.

💡 Tip: Reordena los pasos arrastrándolos con los cuatro puntos al inicio de cada fila para ajustar el flujo del proceso. ⚠️ Importante: Cambiar o eliminar pasos puede afectar oportunidades activas, así que planifica cuidadosamente.

Configurar motivos de pérdida¶

Ve a la pestaña Motivos de Pérdida en el panel de configuración del CRM.

Haz clic en Crear en la esquina superior derecha.

Completa el formulario:

• Descripción motivo de pérdida: Ingresa un nombre (ej. "Precio elevado").
• Reabrir última oportunidad: Activa esta opción si deseas que el sistema reabra automáticamente la última oportunidad si el contacto se comunica nuevamente.
• Restringir creación de oportunidad: Activa para limitar nuevas oportunidades para contactos con este motivo.
• Si activas la restricción, selecciona el período de restricción (ej. 1 semana) y escribe un mensaje personalizado para el contacto.

Haz clic en Guardar para registrar el motivo.

💡 Tip: Usa motivos de pérdida específicos para facilitar el análisis de por qué no se concretan las ventas. ⚠️ Importante: Configurar restricciones puede limitar la interacción con contactos, así que úsalas con cuidado.

Configurar parámetros de atención¶

En el panel de configuración del CRM, selecciona la pestaña Parámetros de Atención.

Configura las dos secciones:

• Atención Automática:

  

• Ingresa una descripción para la configuración.

• Selecciona el tipo de oportunidad, tipo de gestión y equipo que manejará estas comunicaciones automáticamente.

• Atención Manual:

  

• Ingresa una descripción para la configuración.

• Selecciona el tipo de oportunidad, tipo de gestión y equipo por defecto para oportunidades creadas manualmente.

Guarda los cambios.

💡 Tip: Asegúrate de asignar los equipos correspondientes para cada tipo de oportunidad. ⚠️ Importante: Los campos de tipo de oportunidad, gestión y equipo son obligatorios.

Crear flujos de trabajo¶

Ve a la pestaña Flujos en el panel de configuración del CRM.

Haz clic en Crear en la esquina superior derecha.

Completa el formulario:

• Nombre del flujo: Identificador interno (ej. "Flujo Ventas WhatsApp").
• Título oportunidad: Texto visible en la oportunidad (puedes usar variables como %Cliente%).
• Estado: Selecciona "Abierto", "Ganado" o "Perdido".
• Cierre esperado (en días): Ingresa el tiempo estimado (ej. 30 días).
• Oportunidad valor: Define un valor monetario inicial (opcional).
• Origen: Selecciona la fuente (ej. WhatsApp, Email).
• Oportunidad paso: Elige la etapa inicial del embudo.

Guarda el flujo haciendo clic en Crear.

💡 Tip: Usa variables como %Cliente% para personalizar los títulos de las oportunidades automáticamente.

Acciones adicionales en flujos

• Editar: Modifica cualquier detalle del flujo.
• Eliminar: Quita un flujo que ya no sea necesario. 💡 Tip: Actualiza los flujos existentes en lugar de crear nuevos para mantener consistencia.

Preguntas frecuentes¶

• ¿Cómo sé si necesito crear un nuevo tipo de oportunidad?

Si tu empresa maneja diferentes productos, servicios o procesos comerciales (ej. ventas, soporte técnico), crea un tipo de oportunidad para cada uno. Esto ayuda a clasificar y gestionar mejor las oportunidades.

• ¿Qué pasa si elimino un paso de un embudo en uso?

Eliminar un paso puede afectar las oportunidades activas asignadas a ese paso. El sistema podría moverlas a otro paso o generar errores, así que revisa las oportunidades activas antes de eliminar.

• ¿Puedo reabrir una oportunidad cerrada por un motivo de pérdida?

Sí, si activas la opción "Reabrir última oportunidad" en la configuración del motivo de pérdida, el sistema reabrirá automáticamente la oportunidad si el contacto se comunica nuevamente.

• ¿Cómo funcionan los filtros en la pestaña Tipos?

Los filtros te permiten buscar tipos de oportunidades por nombre o categoría, lo que es útil cuando manejas muchas opciones. Ingresa palabras clave en la barra de búsqueda para encontrar rápidamente lo que necesitas.

• ¿Qué diferencia hay entre atención automática y manual?

La atención automática configura cómo el sistema maneja las comunicaciones por defecto, mientras que la atención manual define los valores por defecto para oportunidades creadas por agentes. Ambas requieren seleccionar tipo de oportunidad, gestión y equipo.