Oportunidades¶
Acceso al Módulo¶
El módulo de Oportunidades representan cada interacción potencial registrada en el sistema. Estas pueden originarse de dos formas principales:
- Conversaciones automáticas generadas desde el Panel de Atención
- Registros manuales, que pueden ser posibles ventas o servicios, consultas de productos o servicios, solicitudes de información o cotizaciones, referencias de otros contactos, etc.
https://docs.mgd.im/atencion/acceso-a-la-plataforma/
Para acceder, utilice el menú lateral izquierdo, como indica en la imagen y seleccione la opción Oportunidades bajo la categoría CRM.
Pantalla Principal¶
La vista principal muestra una tabla con todas las oportunidades asignadas al usuario actual. Esta vista centralizada permite gestionar y dar seguimiento a cada registro de manera eficiente.
Campos Principales¶
La tabla presenta los siguientes campos informativos:
- A Cargo: Agente responsable de dar seguimiento a la oportunidad
- Título: Nombre o descripción breve que identifica la oportunidad
- Contacto: Datos de la persona o empresa relacionada
- Nro. Documento: Identificación fiscal o personal del contacto
- Teléfono: Número de contacto principal
- Paso: Etapa actual en el proceso de la oportunidad
- Estado: Situación actual (abierto, perdido, ganado)
- Inicio: Fecha y hora de creación de la oportunidad
- Finalizado: Fecha y hora de cierre de la oportunidad
Información de Seguimiento:
-Motivo Pérdida: Razón por la cual no se concretó la oportunidad
- Obs. Pérdida: Detalles adicionales sobre el motivo de pérdida
- Valor: Monto potencial asociado a la oportunidad
- Cierre Esperado: Fecha prevista para la conclusión
- Próx. Actividad: Fecha de la siguiente actividad programada con el contacto
-Etiquetas: Clasificadores para organizar a los contactos
-Grupos: Clasificadores para organizar a los contactos
En la columna de Acciones, encontrará opciones para:
-Editar: Acceder a información adicional y el historial completo para visualizar o modificar la oportunidad
Vista de una oportunidad¶
Al ingresar a una oportunidad existente, el sistema presenta una interfaz completa que permite gestionar todos los aspectos del registro. La pantalla se divide en secciones para facilitar la organización de la información.
Información Principal¶
El encabezado muestra la última actualización del registro, lo que ayuda a mantener un seguimiento temporal de las modificaciones realizadas.
Estado de la Oportunidad¶
La gestión del estado se realiza mediante tres opciones principales:
- Abierto: La oportunidad se encuentra en proceso
- Perdida: No se logró concretar la oportunidad
- Ganada: Se completó exitosamente
Campos de Seguimiento¶
Cuando una oportunidad se marca como perdida, el sistema habilita campos específicos:
- Motivo perdida: Un menú desplegable para seleccionar la razón
- Observaciones de pérdida: Un espacio para detallar las circunstancias
Panel Lateral de Gestión¶
En el lado derecho de la pantalla se encuentra el panel de "Oportunidad Gestión" que incluye:
- Tipo de oportunidad: Categorización general del registro
- Tipo de gestión: Método de seguimiento aplicado
- Equipo: Grupo de trabajo asignado
- Es derivado: Indica si la oportunidad fue transferida desde otra área
Pestañas de Información¶
La interfaz presenta pestañas para organizar diferentes aspectos:
- Oportunidad: Datos principales del registro
- Items: Productos o servicios asociados
- Actividad: Registro de acciones y seguimientos
Elementos de Comunicación¶
En la parte superior derecha se encuentran accesos directos a:
- Conversación: Historial de comunicaciones
- Archivos: Documentos relacionados con la oportunidad
Todos estos elementos permiten mantener un registro detallado y organizado de cada oportunidad, facilitando su seguimiento y gestión efectiva.
Creación de oportunidades manuales¶
El sistema permite crear nuevas oportunidades de forma manual mediante el botón "Crear" ubicado en la parte superior derecha de la pantalla principal. Esta función es útil para registrar nuevos contactos e interacciones potenciales.
Datos de la Oportunidad¶
La pantalla de creación se divide en dos secciones principales: los datos de la oportunidad y la información del contacto.
En la sección de datos de la oportunidad encontramos:
Información Principal¶
- Flujo de trabajo: Define el proceso que seguirá la oportunidad
- Título: Un nombre descriptivo para identificar la oportunidad
- Origen: La fuente o canal por donde llegó el contacto
- A cargo: El agente responsable del seguimiento
- Inicio: Fecha de creación de la oportunidad
- Cierre esperado: Fecha prevista para concluir la gestión
Información Adicional¶
- Prima: Campo para registrar valores iniciales o cotizaciones
- Valor: Monto potencial de la oportunidad
- Referencia: Espacio para notas o información adicional relevante
Estado del Proceso¶
El campo "Paso" indica la etapa actual de la oportunidad.
Datos del nuevo contacto¶
Cuando se trata de un nuevo contacto, se puede activar el interruptor "Es nuevo contacto" para habilitar los campos de registro:
Información de Contacto¶
- Teléfono Celular: Número principal de contacto
- Nro. Documento: Identificación del contacto
- Razón Social: Nombre de la empresa o persona
- Correo: Dirección de correo electrónico
Clasificación¶
- Etiquetas: Permite asignar categorías para facilitar la organización y búsqueda posterior
Acciones Disponibles¶
Al finalizar el registro, se puede:
- Guardar: Almacena la nueva oportunidad en el sistema
- Cancelar: Descarta los cambios y regresa a la pantalla principal
La creación manual de oportunidades permite mantener un registro organizado de todas las interacciones potenciales, facilitando su seguimiento y gestión posterior.
Sistema de Filtros¶
El módulo de Oportunidades cuenta con un sistema de filtros completo que permite refinar la búsqueda y visualización de registros. Estos filtros se encuentran en el panel lateral y se pueden guardar para uso futuro.
Filtros por Fecha¶
Los filtros temporales permiten acotar los registros según diferentes momentos del proceso:
- Fecha inicio: Permite ver oportunidades creadas en un período específico
- Fecha cierre: Muestra registros según su fecha de conclusión planificada
- Fecha final: Filtra por la fecha real de finalización de la oportunidad
- Próxima Actividad: Permite ver oportunidades según la fecha de su siguiente seguimiento
- Última actualización: Muestra registros según su última modificación
Filtros de Organización¶
Estos filtros ayudan a segmentar las oportunidades según su clasificación:
- Agrupar por: Organiza los registros según diferentes criterios
- Etiquetas: Filtra por palabras clave o categorías asignadas
- Grupos: Muestra oportunidades asociadas a equipos específicos
- Bandeja: Permite filtrar según la bandeja de trabajo
- Ganado: Filtra oportunidades según su resultado final
- Por responder: Muestra registros que requieren atención
Filtros de Proceso¶
Ayudan a identificar oportunidades según su origen y estado:
- Es derivado: Muestra registros que han sido transferidos entre áreas
- Motivo pérdida: Filtra por la razón de no concreción
- Fuente: Permite ver registros según su origen
- Paso: Filtra por la etapa actual del proceso
- Agente: Muestra oportunidades asignadas a agentes específicos
- Servicio: Filtra por tipo de servicio solicitado
- Equipo: Muestra registros asociados a equipos particulares
- Tipo oportunidad: Permite filtrar según la naturaleza del registro
Búsqueda Específica¶
El sistema incluye campos de búsqueda precisa:
- Vista: Elegir si la visualización será de la gestión personal o la del equipo.
- Búsqueda general: Permite buscar en todos los campos
- Oportunidad Título: Búsqueda por nombre o descripción
- Tel. Celular: Búsqueda por número de contacto
- Valor estimado: Permite filtrar por rango de valor (desde/hasta)
Gestión de Filtros¶
Al pie del panel de filtros encontrará:
- Guardar: Preserva la configuración actual de filtros para uso futuro
- Aplicar Filtros: Activa los filtros seleccionados
- Limpiar Filtros: Restablece todos los filtros a su estado inicial
Filtros Personalizados¶
Los filtros personalizados permiten guardar configuraciones específicas de búsqueda para acceder rápidamente a las oportunidades que más interesan a cada agente.
Creación de Filtros¶
Para preservar una configuración de filtros, el sistema ofrece una ventana de guardado con las siguientes opciones:
Información Básica
- Nombre del filtro: Un título descriptivo para identificar la configuración
- Privacidad: Opción para determinar si otros agentes pueden ver este filtro
- Detalles: Muestra un resumen de los criterios aplicados
El sistema indica el total de filtros activos para ayudar en la organización.
Tipos de Filtros¶
El sistema maneja dos categorías principales: Filtros Privados Configuraciones personales que solo puede ver el agente que las creó. Útiles para seguimientos individuales o metodologías de trabajo específicas. Filtros Públicos Configuraciones compartidas que cualquier agente puede utilizar. Ideales para criterios de búsqueda comunes o estándares del equipo.
Acceso a Filtros Guardados¶
Los filtros guardados aparecen al inicio del apartado de filtros:
Opciones de Visualización
- Barra de búsqueda para encontrar filtros específicos
- Selectores para mostrar filtros privados o públicos
- Lista de filtros guardados con sus nombres
Gestión de Filtros¶
Al seleccionar un filtro guardado, se puede:
- Aplicar: Utilizar la configuración inmediatamente
- Editar: Modificar los criterios del filtro
- Eliminar: Borrar filtros que ya no son necesarios
Personalización de Vista¶
El sistema permite personalizar la información visible en la pantalla principal a través del botón "Filtros" ubicado en la esquina superior derecha. Esta función ayuda a adaptar la visualización según las necesidades de cada usuario.
Campos Visibles por Defecto¶
La vista estándar muestra los campos más utilizados para el seguimiento de oportunidades:
- A cargo: Identifica al agente responsable
- Título: Descripción breve de la oportunidad
- Contacto: Información de la persona interesada
- Nro. Documento: Identificación del contacto
- Teléfono: Datos de contacto principal
- Paso: Etapa actual del proceso
- Estado: Situación actual de la oportunidad
- Inicio: Momento de creación
- Finalizado: Fecha de conclusión
- Motivo Pérdida: Razón de no concreción
- Obs. Pérdida: Detalles adicionales sobre la pérdida
- Valor: Monto potencial
- Cierre esperado: Fecha prevista de conclusión
- Prox. Actividad: Siguiente acción programada
- Etiquetas: Clasificadores asignados
- Grupos: Clasificadores asignados
Campos Adicionales Disponibles¶
El sistema ofrece campos complementarios que pueden activarse según las necesidades:
- Por responder: Indica si la oportunidad requiere una respuesta pendiente
- Demora última respuesta: Tiempo transcurrido desde la última interacción
- Referencia: Información sobre el origen o conexión con otros registros
- Correo: Dirección de correo electrónico del contacto
- Es derivado: Muestra si la oportunidad fue transferida entre áreas
- Fuente: Origen de la oportunidad
- Bandeja: Área de trabajo asignada
- Parámetro Atención: Configuraciones específicas de atención
Ajuste de Vista¶
La personalización de la vista se guarda automáticamente para cada usuario, permitiendo:
- Mostrar u ocultar columnas según las necesidades específicas
- Reorganizar el orden de visualización de la información
- Adaptar la vista a diferentes roles y responsabilidades
- Optimizar el espacio de trabajo según las preferencias individuales
La flexibilidad en la personalización ayuda a mantener un espacio de trabajo eficiente, mostrando solo la información relevante para cada usuario del sistema.
Exportar oportunidades¶
Para descargar o exportar una oportunidad según los parámetros establecidos, es necesario marcar la casilla de una oportunidad o la casilla de la primera columna.
Al marcar la casilla principal, se presentarán las siguientes opciones para definir el alcance de la selección:
- Página actual: Marca solo los registros que se muestran en la página.
- Seleccionar todo: Selecciona todos los registros que coinciden con los filtros aplicados.
- Quitar todo: Elimina la selección de todas las oportunidades marcadas.
Una vez marcada una o múltiples oportunidades, se habilitará el botón de exportación para descargar el reporte del sistema. Haga clic en el botón para iniciar la descarga.
