Formularios web¶

Los formularios web son una herramienta integral dentro del CRM que permite crear formularios personalizados para capturar información de contactos. La funcionalidad incluye opciones de segmentación automática, envío de plantillas de WhatsApp, generación de códigos QR y personalización visual completa.

Requisitos Previos¶

• Plantillas de WhatsApp configuradas y aprobadas por Meta (si se requiere envío automático)
• Equipos creados con agentes asignados
• Fuentes de oportunidades definidas en el sistema
• Etiquetas y grupos de segmentación configurados

Paso a Paso¶

Paso 1: Acceder a la configuración de formularios¶

Desde el menú principal, haz clic en "Configuración" - "CRM" - "Atención" - "Formularios Web"

Paso 2: Crear y configurar el formulario¶

Haz clic en el botón "Crear" (botón azul en la esquina superior derecha)

Configuración de cabecera:

• Haz clic en "Adjuntar imagen" para subir un logo o imagen representativa
• Ingresa el título del formulario (será visible para los usuarios)
• Escribe una descripción clara que explique el propósito del formulario

Configuración de vigencia:

• Fecha de finalización: Campo obligatorio que define hasta cuándo estará activo el formulario. Puedes establecer una fecha lejana (ej: 31/12/2025) si no tienes una fecha límite específica

Configuración de segmentación automática:

• Etiquetas: Selecciona las etiquetas que se asignarán automáticamente a los contactos
• Grupos: Elige los grupos de contacto donde se clasificarán
• Sede: Define la sede que se asociará a los nuevos contactos

Dar click en guardar una vez terminada la configuración.

⚠️ Importante: La fecha de finalización es obligatoria pero es editable. Si el formulario expira, dejará de recibir respuestas automáticamente.

Paso 3: Diseñar las preguntas del formulario¶

Haz clic en "Agregar pregunta"

Configuración básica de la pregunta:

• Título del campo: Escribe la pregunta o etiqueta del dato (ej: "¿Cuál es tu presupuesto aproximado?")

• Posición: Número que define el orden de aparición (1, 2, 3, etc.)

• Obligatorio: Márcalo si es un campo requerido

• Activo: Deja marcado para que la pregunta se muestre, desmarca para ocultarla temporalmente

Selección del tipo de campo:

Campos de texto:

• Numérico: Solo acepta números (útil para presupuestos, cantidades, edades)
• Respuesta breve: Texto corto (nombres, empresas, cargos)
• Párrafo: Texto largo para comentarios, descripciones o requisitos específicos

Campos de selección:

• Opción múltiple: Una sola opción entre varias predefinidas (ej: tamaño de empresa: Pequeña/Mediana/Grande)
• Casillas de verificación: Múltiples opciones seleccionables (ej: servicios de interés: Consultoría/Desarrollo/Soporte)
• Lista desplegable: Selección de una opción en formato lista (ej: país, industria)

Campos especializados:

• Fecha: Selector de calendario para fechas específicas
• Hora: Selector de tiempo para horarios
• Sucursal: Lista de sedes configuradas en el sistema
• Lista de persona: Buscar y seleccionar contactos existentes en el CRM
• Lista tipo contribuyente: Opciones fiscales predefinidas (Persona Fisica/Jurídica/etc.)
• Lista de características: Campos personalizados configurados en el sistema
• Ubicación: Mapa interactivo para marcar direcciones o ubicaciones
• Multimedia: Subida de archivos (fotos, videos, documentos)

Configuración especial - Autenticación:

• Requiere autenticación: Marca esta opción si es un formulario interno. Al marcarse, pedirá usuario y contraseña del sistema antes de permitir el acceso

Paso 4: Configurar acciones¶

Opción 1: Guardar (Para contactos nuevos)

Selecciona "Guardar" en acciones al enviar

Configuración de oportunidad:

• Fuente: Selecciona la fuente de la oportunidad (ej: "Formulario Web", "Landing Page")
• Equipo: Asigna el equipo que gestionará las oportunidades
• Pasos: Define en qué etapa del proceso iniciará la oportunidad
• Servicio: Selecciona WhatsApp para envío automático

Configuración de plantilla automática:

• Marca "Enviar plantilla" si quieres envío automático

• Elegir plantilla: Selecciona la plantilla de WhatsApp predefinida

• Variables: Las plantillas con variables tomarán datos por defecto previamente configurados automáticamente

  

Comportamiento de la oportunidad:

Cuando se envíe el mensaje:

• La oportunidad se asigna inmediatamente a un agente disponible y queda en la bandeja de "Atendidos" del agente
• El contacto NO pasa por el bot, va directo a atención del agente
• La oportunidad permanece abierta hasta que el agente la cierre manualmente

Cuando el cliente responda:

• La oportunidad tiene un tiempo de vigencia configurable (1 hora a 1 mes)
• Durante este tiempo, las respuestas van directo al agente
• Después del tiempo límite, el contacto regresa al flujo del bot
• Ideal para campañas con seguimiento estructurado

No:

• Solo se crea una oportunidad si el contacto responde
• Se puede usar con palabras clave o botones en la plantilla
• Útil para notificaciones o asignación dinámica posterior

⚠️ Importante: Si seleccionas "Cuando cliente responda", es obligatorio definir el tiempo de vigencia.

Opción 2: Modificar (Para contactos existentes)

Selecciona "Modificar" en acciones al enviar

Actualización de datos:

• Puede modificar fuente, equipo y pasos de oportunidades existentes
• Actualiza información del contacto con los nuevos datos del formulario

Requisitos:

• El contacto debe tener teléfono móvil registrado o usar el campo "Lista de persona" para identificar el contacto

Envío de plantilla:

• Configurable igual que en la opción "Guardar"

Opción 3: Nada

• No genera cambios automáticos en contactos ni oportunidades
• Útil para formularios de solo información o encuestas

Paso 5: Generar y personalizar enlaces al formulario¶

Haz clic en la pestaña "Enlaces"

Enlace directo del formulario:

• Copia el enlace generado automáticamente
• Ideal para compartir por email, redes sociales o mensajes directos
• El enlace es único e inmediatamente funcional

Configuración de código QR:

Personalización de márgenes:

• Ajusta el margen alrededor del código

Personalización de colores:

• Colores sólidos: Selecciona colores únicos para el código
• Gradientes: Crea efectos de degradado para mayor impacto visual

Personalización de elementos:

• Esquinas: Cambia el estilo de las esquinas del código
• Centro: Personaliza el elemento central del QR
• Patrones: Aplica diferentes patrones a cada elemento

Descarga: Guarda el QR en alta resolución.

Código embebido para sitio web:

• Copia el código HTML generado
• Pega directamente en tu sitio web o landing page
• El formulario se integra de forma nativa con el diseño de tu sitio

Paso 6: Personalizar el diseño visual¶

Haz clic en la pestaña "Diseño"

Formulario independiente:

• Gamas predefinidas: Selecciona entre los esquemas de color del sistema

• Personalización manual: Define colores específicos para:

  • Color primario
  • Color de fondo
  • Color de bloque por pregunta

  

Formulario embebido:

• Integración transparente: Opciones para que el formulario se adapte al diseño del sitio

• Elementos visibles:

  • Cabecera: Mostrar/ocultar la imagen y título
  • Bloques: Personalizar el diseño de las secciones
  • Footer: Incluir/excluir información adicional.

  

• Colores de integración: Ajustes específicos para la inserción en sitios web

Paso 7: Finalizar y activar el Formulario¶

Revisión final:

• Verifica todas las preguntas y su orden
• Confirma las acciones automáticas configuradas
• Revisa el diseño y la personalización

Haz clic en "Guardar" para aplicar todos los cambios

Métodos de distribución:

• Enlaces directos: Comparte en redes sociales, emails o mensajes
• Códigos QR: Imprime para eventos, tarjetas de presentación o material promocional
• Integración web: Embebe en tu sitio web o landing pages
• Atajos del sistema: Crea un atajo y vincula a oportunidades específicas desde el CRM
• Mensajes de cierre: Configura en datos de atendimiento para envío automático

Preguntas Frecuentes¶

• ¿Puedo modificar un formulario que ya está recibiendo respuestas?

Sí, puedes editar cualquier aspecto del formulario sin perder las respuestas ya recibidas. Sin embargo, los cambios en las acciones automáticas solo aplicarán a las nuevas respuestas. Las respuestas anteriores mantienen la configuración con la que fueron procesadas.

• ¿Qué pasa si mi plantilla de WhatsApp no está aprobada por Meta?

El formulario seguirá funcionando normalmente, pero no se enviarán los mensajes automáticos. El sistema creará las oportunidades y aplicará la segmentación, pero el seguimiento deberá ser manual hasta que la plantilla sea aprobada.

• ¿Puedo usar el mismo formulario para diferentes campañas?

Sí, pero es recomendable crear formularios específicos para cada campaña. Esto te permite tener métricas separadas, segmentación diferenciada y mensajes personalizados para cada audiencia.

• ¿Cómo funciona exactamente el tiempo de vigencia de las oportunidades?

Cuando configuras "Cuando cliente responda" con vigencia de 1 semana, por ejemplo: durante esa 1 semana, cualquier mensaje del contacto va directo al agente asignado. Después de la semana, si el contacto escribe nuevamente, su mensaje pasará por el bot y los flujos normales del sistema.